Penyelamatan Arsip Dan Penyusutan Arsip

A. PENYELAMATAN ARSIP

     1. PENGERTIAN PENYELAMATAN ARSIP

   Penyelamatan arsip adalah kegiatan penyelamatan agar arsip tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak, agar arsip tidak rusak, atau hal - hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip.

  2. KEGIATAN DALAM PENYELAMATAN ARSIP

         1. Pengamanan

      Pengamanan yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang - orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).

       Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara seperti penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan, penggunaan sistem alarm yang dapat mengamankan dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dll.

    2. Pemeliharaan

       Pemeliharaan adalah kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip. Contoh:

 A. Pemeliharaan Lingkungan

   Pemeliharaan lingkungan antara lain yaitu :

1.     Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang.
2.     Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab.
3.     Lokasi bangunan berada di daerah aman, jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.

        B. Memelihara Dan Merawat Peralatan Film Dan Video.

           Memelihara media arsip film dan video, antara lain dengan cara:

1.     Membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film.
2.     Memutar film dan video dalam kecepatan normal sekurang - kurangnya 6 bulan sekali.
3.     Membuat duplikat dari master copy untuk keperluan layanan informasi agar master copy tetap terjaga. 

C. Fumigasi

           Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor  faktor perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau yang mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi manusia, terutama petugas kearsipan.

    

3. Perawatan

        Perawatan adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yag telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali.

    Contoh :

    Arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah disediakan. Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai dengan jenis kotorannya.

B. PENYUSUTAN ARSIP

  1. PENGERTIAN PENYUSUTAN ARSIP

  Penyusutan arsip adalah rangkaian dari tahap manajemen kearsipan. Untuk itu, arsip tersebut harus dikendalikan dengan kegiatan penyusutan arsip agar mempermudah kegiatan dalam manajemen kearsipan.

  

2. PENGERTIAN PENYUSUTAN ARSIP MENURUT UNDANG - UNDANG

    Menurut Peraturan Pemerintah no. 34 tahun 1979 dan UU no 43 tahun 2009, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

     3. TAHAP PENYUSUTAN ARSIP

•     Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
•     Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan, meliputi:

1.     Pemeriksaan
2.     Pemindahan Arsip
3.     Penataan Arsip
4.     Pembuatan Berita Acara        Pemindahan Arsip
5.     Pelaksanaan Pemindahan

•        Penyerahan Arsip
•        Pemusnahan Arsip, meliputi :

1.     Pemeriksaan
2.     Pendaftaran
3.     Pembentukan Panitia Pemusnahan
4.     Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan
5.     Pembuatan Berita Acara

     

4. TUJUAN PENYUSUTAN ARSIP

    Dari segi administrasi, tujuan penyusutan adalah :

     1. Menghindari pencampuradukan arsip aktif dan inaktif

   2. Menghemat biaya

   3. Menghemat tempat

   4. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai    permanen dan penting

   5. Memudahkan mencari kembali arsip

   6. Memudahkan pengiriman ke arsip nasional

    Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmuwan mengadakan penelitian, terutama 

arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.